🏗️ ChatGPT로 건설 제안서 초안을 만들었다가 '발주처 용어' 때문에 전부 수정한 솔직한 이유

 

안녕하세요! 지난번 글에서는 ChatGPT로 문서작업 시간을 줄인 유쾌한 경험을 공유해 드렸는데요. 오늘은 조금 더 맵고 짠, 실전 시행착오 이야기를 해보려고 합니다.

주제는 바로 건설업의 꽃이자 지옥이라 불리는 '제안서 작성'입니다.

건설 제안서는 분량도 방대할 뿐만 아니라, 문구 하나하나가 수주 확률 및 신뢰도와 직결되는 매우 무거운 문서입니다. 특히 기술제안 부분은 차별화된 표현, 논리적인 구성, 그리고 무엇보다 '전문 용어의 정확성'이 핵심이죠.

평소 제안서 작성에 너무 많은 시간과 에너지를 쏟다 보니, 이번에는 AI의 힘을 빌려 획기적으로 효율을 높여보고자 했습니다. 결과는 어땠을까요?

결론부터 말씀드리면, 시간은 많이 아꼈지만 결국 발주처의 용어 기준과 맞지 않아 제안서의 70% 이상을 통째로 뜯어고쳐야 했습니다. 화려한 초안 뒤에 숨겨진 뼈아픈 교환과, 이를 통해 얻은 확실한 해결 방법을 공유합니다.

1. 문제 발생 : AI가 만든 초안은 왜 통째로 수정되었을까?

처음 ChatGPT가 뱉어낸 제안서 초안을 봤을 때는 탄성이 나왔습니다. 문장은 매끄러웠고 구조도 아주 깔끔했거든요. 하지만 팀 내 전문가들과 눈을 불을 켜고 검토를 시작하자, 치명적인 문제점들이 드러나기 시작했습니다.

• ❌ 발주처 고유 용어와의 괴리 : 발주처마다 자신들만의 고유한 '용어집(시방서 및 지침)'과 기준이 있습니다. 하지만 ChatGPT는 누구나 쓰는 너무 일반적인 표현을 사용했습니다.

• ❌ 업계 관행과 맞지 않는 겉핥기식 표현 : 실제 현장에서는 쓰지 않는 어색한 문구나 추상적인 표현이 많아, 평가위원이 보기에 신뢰도가 떨어질 위험이 컸습니다.

• ❌ 기술적 깊이의 부족 : 세부 공법이나 구체적인 관리 기준이 피상적으로만 설명되어 있어, 기술제안서로서의 설득력이 부족했습니다.

• ❌ 발주처의 '숨은 의도(RFP)' 누락 : 요청서(RFP)에서 유독 강조한 핵심 키워드와 맥락을 제대로 반영하지 못해 방향이 엇나간 부분이 있었습니다.

"이대로 냈다간 광탈이겠다..."

결국 초안을 만든 시간이 아깝게 느껴질 정도로 전체 문단의 70% 이상을 수정하는 대공사가 시작되었습니다.

2. 실패를 통해 배운 '제안서 초안 빌드업' 3단계 과정

비록 대공사를 거쳤지만, ChatGPT를 아예 안 쓸 수는 없었습니다. 구조를 잡는 데는 확실히 탁월했으니까요. 제가 시행착오를 거치며 정립한 ChatGPT 기반 제안서 빌드업 과정은 다음과 같습니다.

① 요구사항 분석 및 프롬프트 작성 (페르소나 부여)

무작정 "제안서 써줘"라고 하면 실패합니다. 요청서(RFP)의 과업 범위, 평가 항목, 특이사항을 먼저 명확히 정리한 후, ChatGPT에게 "너는 20년 경력의 베테랑 건설기술 제안서 전문가야"라는 명확한 역할을 부여하고 프롬프트를 작성했습니다.

② 개요 및 문단별 초안 생성 (논리적 뼈대 잡기)

기술제안 개요부터 시공계획, 품질관리, 안전관리, 환경관리 순으로 살을 붙여 나갔습니다. 확실히 논리적인 구조를 잡고 속도를 내는 데는 이만한 도구가 없더군요.

③ 내용 검토 및 문제점 발견 (현미경 검수)

생성된 초안을 발주처의 기술검토 기준과 대조하며 이질감이 드는 용어, 부적절한 표현들을 솎아내는 작업을 거쳤습니다.

3. 해결책 : 발주처 용어에 맞게 완벽히 커스텀하는 방법

통째로 수정하는 노가다(?)를 줄이기 위해, 두 번째 시도부터는 다음과 같은 명확한 기준을 세우고 ChatGPT의 결과물을 가공했습니다.

• 🎯 발주처 용어집 및 기존 제안서 분석 : 최근 발주된 유사 프로젝트의 제안서와 해당 발주처의 용어집을 분석해 치트키가 될 주요 키워드를 먼저 추출했습니다.

• 🎯 용어 및 표현 일치화 : AI가 제안한 일반 문구를 발주처 고유 용어로 교체하고, 전체적인 문체를 기존 제안서의 톤앤매너에 맞게 조정했습니다.

• 🎯 현장 경험 기반의 구체적 사례 주입 : AI의 빈약한 논리를 채우기 위해, 실제 우리 회사의 수행 경험, 구체적인 수치, 사진, 도면 등을 추가해 설득력을 극대화했습니다.

• 🎯 평가 항목별 맞춤 구성 : 평가위원이 채점하기 편하도록, 발주처가 제시한 평가 항목 순서와 배점 비중에 맞춰 내용을 재구성했습니다.

• 🎯 사내 전문가 크로스 체크 : 최종적으로 팀 내 기술 전문가(PM)들의 검토를 거쳐 디테일을 완성했습니다.

4. 결과와 느낀 점 : "조율되지 않은 AI는 그저 이방인일 뿐"

이렇게 발주처 맞춤형으로 튜닝을 거친 제안서는 결국 발주처 기준에 딱 맞는 완성도 높은 문서로 거듭났고, 다행히 기술평가에서도 아주 좋은 점수를 받을 수 있었습니다.

이번 전면 수정 사건(?)을 통해 뼈저리게 느낀 점은 다음과 같습니다.

💡 제안서 작성 시 명심해야 할 AI 활용 법칙

• AI는 '초안 작성 도구'로서는 훌륭하지만, 결코 그대로 제출할 수는 없다.

• 발주처와 업계의 '숨은 언어'를 이해하고 녹여내는 것은 결국 사람(전문가)의 역할이다.

• AI를 활용하되, 검토와 수정 프로세스에 더 많은 에너지를 쏟아야 한다.

• 처음에 얼마나 정확한 프롬프트와 사내 데이터를 주느냐가 결과물의 품질을 좌우한다.

5. 마치며 : 핵심은 결국 '사람의 경험과 기준'입니다

ChatGPT는 제안서 작성 시간을 혁신적으로 단축해 주는 강력한 도구임이 틀림없습니다. 하지만 발주처의 뉘앙스, 업계의 관행, 현장의 공기까지 완벽히 이해하지는 못합니다.

앞으로도 저는 AI를 적극적으로 활용할 생각입니다. 다만, AI에게 전적으로 의존하기보다는 'AI가 차려준 밥상에 현장 경험과 발주처 기준이라는 핵심 양념을 더해 사람이 완성하는 제안서'로 승부 보려고 합니다.

🛠️ 마지막 한 줄 TIP AI를 제안서 작성에 쓸 때는 '발주처 맞춤 데이터'와 '명확한 프롬프트'가 성패를 가릅니다. 처음부터 100% 완벽한 결과물을 기대하기보다, **'수정 시간까지 고려한 타임라인 구성'**이 진짜 효율적인 AI 활용법입니다.

💬 이웃 전용 소통 공간

현업에서 제안서 쓰실 때 가장 골치 아픈 부분은 무엇인가요? AI를 쓰면서 겪었던 황당하거나 유용했던 경험이 있다면 댓글로 이야기 나눠요! 오늘도 밤샘 제안서 작업을 하고 계실 모든 직장인분들, 파이팅입니다!